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入职时忽视这5个手续,HR就是给自己埋了个雷!

发布时间:2021-07-30

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让新员工把履历表填一填,
带着新员工在公司转一圈,
培训时规章制度照本宣科念一念,
现成的劳动合同一签,
把人往工位上一放,
人事部的入职流程就算完成了?

Too young,too simple(太年轻,太天真)
就因为人事部的一些工作都是有一套规定好的规章制度,没有可发挥主观性的地方,
以及履历表、入职手续清单、公司制度、劳动合同等手续都有现成的模板和文件,
这也就导致很多外行人看HR的工作,觉得简单、琐碎,似乎不怎么需要动脑。
也有一些HR在这种机械化的重复工作中,逐渐失去了对入职流程所包含的企业风险的警惕性。
要知道入职流程做不全,企业风险可少不了!
那么都有哪些入职流程做到位,可以帮助企业降低风险呢?

01需要新员工,提供证明文件的原件
包括学历学位证书、身份证、技能或资质证书、体检报告、原单位解除劳动合同的证明等等,
企业除了要保留其复印件,还要验证这些证明文件的真假问题,做好审核工作,从源头上做好风险防范工作。
这一点里面常见的劳动纠纷就是员工学历或履历造假,它带来的不仅是企业雇佣成本的增加,糟糕的是企业以此为由解聘员工时,常会因为举证失败而败诉,
吃了哑巴亏还要倒赔钱。
而在很多制度不健全、不正规的公司,常出现的问题就是年龄造假。企业一旦审核不严,就会构成违法用工。
因为《劳动法》明确规定了“禁止用人单位招用未满十六周岁的未成年人。”

02签署真实声明
根据《劳动合同法》第八条:“用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,劳动者应当如实说明。”
要求员工从面试、商谈过程到入职所陈述和提供的内容、使企业做出聘用决定和可能对企业聘用决定产生实质性影响的重要信息都是真实的。
这一点简单来讲就是把责任明确到人,企业审核不利是一方面问题,新员工没有诚信则是另一方面问题,避免了推卸责任的可能。

03签署知情声明、送达声明

当企业已经依法办事,将应当告知的、与员工利益密切相关的信息都已如实传达给员工,那么就需要员工签署知情声明;如果是通过书面或电子文件告知员工的,则需要员工签署送达声明,确定员工的确已知文件的位置、获取方法和详细内容,并对此没有疑义。尤其是关于企业规章制度的告知问题上,因为受管理者喜好要求、企业现状、行业领域限制等原因,不同企业的规章制度也是各不一样。比如有的企业每月会扣几块钱到职工互助金,虽然一年到头加起来数额都不大,但如果员工并不知情或者员工不是自愿参加,一旦有员工抓住这一点,以公司未足额支付劳动报酬,被迫解除劳动关系为由要求企业支付补偿金,那企业要赔出去好几万不可!

04签署岗位职责理解声明

确保新员工对入职后要承担的工作内容、要实现的岗位目标、责任范围、岗位环境等都有清晰的理解,签署岗位职责理解声明表示已经阅读并同意

对于企业来讲,明确新员工岗位职责,并签署声明,可以作为员工考核的依据,防止因职务重叠、内容争论等发生工作扯皮的问题,避免在员工关系上发生的纠纷和矛盾。


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05终末一步签署劳动合同

劳动合同非常重要,就是因为重要,所以不要一上来就签劳动合同,在前面的证明文件收取和审核、真实声明、知情声明、岗位职责理解声明等手续办完后,再和新员工签劳动合同会比较稳妥。

因为劳动合同确立后,再想签订或修改什么声明、协议就不好谈了。

而劳动合同的签订就和工资一样,相对不可以拖,如果拖着没有签,一旦有员工仲裁,那企业就需要赔偿未签合同期间的双倍工资。

根据《劳动合同法》第十条:“已建立劳动关系,未同时订立书面劳动合同的,应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。”

06HR的工作可谓是琐碎而不简单

岗位职责里的每一步都含糊不得,且人事部往往要保存所有重要文本,一旦丢失或存在问题,给企业带来的风险和危害都是不可估量的。
所以对于企业来讲,要重视和加强人力资源队伍的建设,提升人力资源专业化管理水平;对于HR自身来讲,也要不断加强对国家政策、相关法律和公司制度的理解,提高自己的专业素质水平。